Alle opgaver starter i “Incoming” og flyttes først videre når de er præsenteret og det er klart for alle hvad opgaven går ud på.

Incoming er til alle opgaver - stort og småt - som man har brug for at huske.

Under præsentationen af opgaverne Incoming skal flg. gennemgåes:

• Titlen skal være klar for alle.
• Dens vigtighed skal vurderes: Skal den på Backlog, eller direkte i Next (eller eventuelt slettes)?
• Dens prioritet skal vurderes, så den kan placeres det rigtige sted i Backlog eller Next.

Opgaver i “Incoming” har status “Todo”.

Backlog opgaverne bør til enhver tid være en sorteret liste over opgaver som ikke skal laves endnu. De øverste er dem af størst vigtighed, og de har potentiale til at blive trukket i Next. Da opgaverne er levende, vil deres prioritet løbende ændre sig, og det er derfor nødvendigt at gennemgå opgaverne i Backlog en gang imellem og justere prioriteterne.

Opgaver i Backlog gennemgåes hver 14'ende dag.

Opgaver i “Next” er opgaver, som vi snart skal tage fat på. Opgaverne skal groomes, så det er klart for alle hvad opgaven går ud på, evt. hvilke del-elementer der er i den, samt hvornår den er færdig. Opgaver flyttes fra “Next” til “Current” i en fælles session.

Når en opgave groomes får den status “Preparing”. Når den er klar til at blive løst får den status “Ready”.

Opgaver i “Current” er opgaver, som vi arbejder på netop nu. Der skal til hver en tid være flere typer af opgaver (fysiske, administrative, kræver involvering af andre, udendørs, indendørs, dine, mine, …) så man uanset dagsform, vejr og ugedag/tidspunkt på dagen véd hvilken opgave man kan tage fat på, hvis man ønsker det.

Rækkefølgen af opgaverne har betydning for deres prioritering. Det er dog tilladt at arbejde på alle opgaverne i “Current”, afhængig af dagsform, vejr og ugedag/tidspunkt på dagen.

Hvis en (hoved)opgave i “Current” får status “Blocked” kan den evt. flyttes tilbage til “Next” indtil den er “Ready” eller “In progress” igen. Herefter flyttes den til “Current”. Det er ikke tilladt at flytte en opgave der har været i “Current” tilbage på “Backlog”, med mindre opgaven skifter drastisk karakter. I så fald foretages dette i en fælles session.

Opgaver flyttes til “Done” i en fælles session. Opgaver må flyttes til “Done” når alle er enige i at opgaven er færdig.

Todo: “Todo” er der hvor alle opgaver starter. Opgaver med status “Todo” er der ikke nødvendigvis nogen der har kigget på, de er ikke groomet, og det er ikke sikker der er noget klart mål for hvornår opgaven er løst. Preparing: Når en opgave eller underopgave groomes, sættes opgaven i status “Preparing”. Ready: Når en opgave eller underopgave er færdig-groomet, sættes opgaven i status “Ready”. Det skal så være klart for enhver, hvad opgaven eller underopgaven går ud på, og hvornår den er færdig. In progress: Når Blocked: Done:

Der kan evt. tildeles tags til opgaver og underopgaver. Tags er dynamiske og kan ændre sig efterhånden som opgaven eller dens underopgaver løses.

For nuværende tagges der “simpelt” ved at tilføje en af følgende specialtegn til opgaven:

❗ = Hasteopgave. Skal fast-track'es til Current og løses indenfor en fastsat deadline.
🌳 = Udendørs opgave. Afhænger af vejret.
☏ = Administrativ opgave. Kan løses siddende. Skal enten løses i dagtid fordi der skal ringes til nogen, eller om aftenen, foran computeren.
🛠 = Kræver fysisk arbejdsindsats.

Hvis en opgave i Incoming vurderes af høj vigtighed kan den tillades at blive flyttet direkte i Next. Hvis den vurderes ikke at haste flyttes den til Backlog, hvor dens placering skal forsøges sorteres efter vigtighed ift. de andre opgaver som allerede ligger der. Opgaverne på Backlog kan ikke forvenetes at være ret meget mere end en overskirft, men denne overskrift skal til gengæld sikres er forståelig for alle parter, så i behandlingen af Incoming opgaverne skal titel eller beskrivelse eventuelt rettes til inden den flyttes videre.

Hvis opgaven i Incoming er en duplet, eller hvis den på anden vis vurderes irrelevant, kan den slettes.